一、按照十六大提出的关于改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范等精神，各级领导和各岗位管理人员要深刻认识办公自动化(OA)的发展趋势和重要意义，提高使用OA的自觉性和积极性。

二、院机关从领导和各岗位管理人员均有权利和义务使用和配合OA 系统的运作，要认真学习《两院办公自动化系统用户手册》，正确操作和熟悉各功能模块的使用。是否熟练使用OA进行日常管理工作列入岗位职责考核条件之一。

三、OA系统各功能模块的使用和有关要求按照《关于推进办公自动化建设试行无纸化办公的通知》（科院办〔2003〕2号）执行。

四、各处（室）的OA联络员要承担起责任，负责督促和指导本部门管理人员使用和熟悉OA的操作，解决在使用过程中出现的一般性问题。

五、院科学技术处和综合办公室共同维护和管理OA系统，科技处负责OA系统的软、硬件设备安装、调试、维护和使用培训、故障排除等工作；综合办负责OA使用的监督、协调和提出改进意见。

六、OA系统原设置了默认口令“123”，要对口令进行修改并切记新口令，以识别个人用户和保证信息的安全性。

七、“收文处理”模块是对来文进行扫描录入、批办发送、阅读归档等电子文档传送过程，使用和管理要求：

（一）按照保密制度要求，密级文件不能在OA上传送，院领导阅读密件由机要员送阅，其他人员通过邮件通知的方式到机要室阅读。

（二）要充分利用OA发送电子文件的便捷方式，扩大阅读面，让大家看到更多该看的文件或信息。如中科院的《情况通报》、省委的《粤办通报》以及一些重要的信息等。

（三）除全体人员阅读的来文外，其他文件一般批办到副处以上岗位，需要给本处（室）人员阅读或办理的，可由处（室）负责人制作副本交有关人员阅办。

（四）来文要求办理的，阅文对象要填写“已办”或“请某同志办”等字样；来文要求阅示的，要填写具体意见。办件和阅示件均不能填写阅件的“已阅”字样。

（五）要及时阅读和处理来文，保证文件精神得以传达和贯彻。阅文对象从收到文件之日起，没有特殊情况，超过15天不阅读即作自动办结处理，由此而发生事情延误的，由该阅文对象承担责任。

（六）机要室要随时跟踪人员阅文情况，院领导在意见栏中的批示要及时贯彻和传达。遇急件，机要室有责任通过电话等方式提醒阅文对象及时阅处。

八、“发文处理”模块是公文的拟稿、初核、校核、签发到归档等电子文档传送过程，使用和管理要注意：

（一）发文处理的每一个环节都由不同的岗位完成，各岗位人员要各施其职，及时处理自己环节的任务，不影响整个发文流程的运作速度。公差任务繁重的人员，要进行远程办公。

（二）由于领导签发文件的电子签名目前还没有法律依据，仍需在发文处理单上亲笔签字后文件才能生效。因此，所有发文必须填写和打印发文处理单，不是特急的发文，一般要求发文处理单与电子文档同步运作。

（三）发文各环节填写意见要规范，一般写法是，拟稿人：“请某负责人审核”，部门负责人审核后：“同意，请综合办校核并呈某领导审批”，综合办校核后：“请某领导审批”。领导审批意见：“同意发文”或其他具体意见。

（四）部门负责人要根据掌握的具体情况，认真把好审核关，特别是对涉及业务内容较多的发文。若文字冗长或所述内容不清的，综合办有权退回重核修改。

（五）遇附件多或表格上要院领导亲笔签名的发文，如转报基建项目、因公出国（境）函等，一般不对附件扫描录入，只把正文部分作无纸传递。

（六）发文稿超过5个版面的制度性文件或需要全体院领导审阅的重要文件，由于页数多不便审阅和修改，可先打印初稿让领导阅改或传阅，然后根据领导修改意见形成文稿再在OA运转。

（七）部门审核意见由正职负责人签署，需要时分管工作的副职负责人可先行审核。遇急件正职负责人又不在时，可由副职负责人先签署审核意见，事后向正职负责人汇报。

（八）凡主送机关各部门（含送院领导）的所有编号文件，一般情况下只打印3份（机要室归档的2份、拟稿部门保留1份），其余的包括会议通知等便函一律不开机印刷。印发的文件通过机要室扫描录入后发送给具体人员。

九、“公告板”模块作为内部的通知或文件发送用，公告人要及时清理自己公告的内容。公告内容一般不超过10个工作日。

十、本办法自印发之日起执行，由综合办公室负责解释。